Bei Pro Senectute Kanton Zürich sind die Zahlungsdaten bis vor ein paar Monaten per Datenimport von der Postfinance über die Buchhaltung ins CRM- und Fundraising-System gelangt. Nun profitieren die Fundraising-Verantwortlichen dank einer automatisierten Abholung der Zahlungsdaten von einer wesentlich schnelleren Übertragung.

Wo die Zahlungsdaten, wie vielerorts noch üblich, über die Hauptbuchhaltung ins CRM- und Fundraising-System gelangen, braucht dieser Vorgang eine gewisse Zeit. Doch die Verzögerung vom Moment des Zahlungseingangs bis zum Zeitpunkt, wo die Daten im CRM- und Fundraising-System zur Verfügung stehen, lässt sich vermeiden. Dazu nutzen Pro Senectute Kanton Zürich und weitere Organisationen die automatisierte und verschlüsselte Schnittstelle von funtrade und der Postfinance. Die wesentlich schnelleren Arbeitsabläufe zur korrekten Zuordnung der Buchungen bringen eine spürbare Zeitersparnis.

Pro Senectute Kanton Zürich unterstützt die Erhaltung und Verbesserung der Lebensqualität und der Selbstständigkeit sowie die Förderung der Solidarität unter und zwischen den Generationen. Quelle: pszh.ch

Mit tagesaktuellen Buchungsdaten arbeiten
Silvia Loosli, Fundraising-Verantwortliche bei Pro Senectute Kanton Zürich, schätzt es sehr, dass sie die Daten nicht mehr in einem zusätzlichen Arbeitsgang vom Postfinance-Server abholen muss: «Der automatisierte Datenimport ist ganz auf unsere Bedürfnisse abgestimmt. Täglich um 4 Uhr nachts holt funtrade die Zahlungsinformationen zu den manuellen Einzahlungen (Roter Einzahlungsschein) bei Postfinance für uns ab. Die Dateien mit ESR-Zahlungen (Einzahlungsschein mit Referenznummer) holt funtrade wöchentlich ab. Wenn ich montags ins Büro komme, habe ich somit die aktuellen Zahlungsdaten der Vorwoche in unserer Datenbank zur Verfügung.» Zusätzlich ist auch eine Benachrichtigung per E-Mail möglich, zum Beispiel bei ausserordentlichen Zahlungseingängen.

Silvia Loosli, Fundraising-Verantwortliche bei Pro Senectute Kanton Zürich

Dank integrierter Buchungsprotokolle vereinfacht suchen
«Wir sind nicht nur durch das automatisierte Einlesen der Zahlungen entlastet, sondern auch bei der Suche nach Spendenden, wenn die Zahlung nicht direkt zugeordnet werden kann», stellt Silvia Loosli fest und erklärt, dass zuvor die Suchvorgänge über einen Nachforschungsauftrag bei Postfinance abgewickelt werden mussten – diese kostete nicht nur Zeit, Postfinance belastete für jeden Auftrag auch eine Gebühr. Abklärungen, z. B. wegen unvollständiger Zahlungsinformationen, lassen sich jetzt unabhängig von Postfinance durchführen. Auch für die Handhabung der manuellen Zahlungen ist es nun einfacher. So holt funtrade die EGA-Dateien (Elektronische Gutschriftsanzeige) täglich automatisch ab. Es entfällt die personelle Organisation, wer die Dateien z.B. über Feiertage, bei Ferienabwesenheit oder Krankheit abholt – denn bislang standen die EGA-Dateien nur eine beschränkte Zeit auf dem Server zur Verfügung. Alles in allem hat dieser Verarbeitungsprozess eine Vereinfachung der Handhabung und der Organisation der Zahlungsverarbeitung gebracht.

Neuer Standard hat sich schnell etabliert
«Nachdem wir uns entschlossen haben, auf eine automatisierte Schnittstelle von funtrade und Postfinance umzustellen, ist die Implementierung mit Unterstützung der Arenae Consulting AG zügig vonstatten gegangen», erinnert sich Silvia Loosli. In der Anwendung sind seitens der Organisationen noch einzelne Fragen aufgetaucht. Darauf haben wenige Justierungen geholfen, das System so zu optimieren, dass sich die neuen Möglichkeiten schnell bei allen Beteiligten als Standard etabliert haben.

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