Am 6. Juli 2022 fand das erste Webinar im Rahmen von #funtradetogether statt. Neben dem Austausch der Nutzer:innen, beinhaltete die Veranstaltung zum Thema „E-Mail im Fundraising“ auch ein Input-Referat von Sibylle Grosjean von grsbox. Ein Beispiel aus der Praxis mit Funtrade™ zeigte anschliessend Katja Jent von der Schweizerischen Energie-Stiftung. Das nächste Webinar zum Thema „Online-Spenden“ wird am 22. September stattfinden.

Mit E-Mail im Fundraising vorwärts kommen – Autor:in: Fanny Keller, Arenae Consulting AG / Bildquellen: pixabay.com

Die Idee, Nutzer:innen der Fundraising-Datenbank Funtrade mehr zu bieten als nur eine funktionsfähige Software beschäftigt Arenae schon länger. Mit vierteljährlichen Webinars möchte Arenae nun Nutzer:innen von Funtrade und Interessierten die Möglichkeit geben, erweitertes Know-how zu Fundraising zu erwerben und zu lernen, wie dieses in funtrade implementiert werden kann.

Das erste Webinar im Rahmen der Reihe #funtradetogether findet an einem Mittwochmorgen statt. Den Anfang macht Sibylle Grosjean von grsbox mit einem Input-Referat. Als langjährige Fundraising-Beraterin, die bereits mit Organisationen wie Greenpeace oder Amnesty International zusammengearbeitet hat, bringt sie ein vielseitiges Know-how mit, welches sie im Rahmen von #funtradetogether mit den Teilnehmer:innen der Webinars teilen wird.

Fundraising per Post oder E-Mail?

Im ersten Webinar erläutert Sibylle Grosjean das Thema ‹E-Mail im Fundraising›. Sie erklärt in ihrem umfassenden Referat die Unterschiede zwischen Fundraising auf dem Postweg oder per E-Mail und zeigt auf, wann welcher Kommunikationsweg sinnvoll ist. Dies illustriert Sibylle Grosjean anhand eindrücklicher Zahlen aus der Praxis. Ihr Referat ist nachstehend als Video verfügbar.

Plenum

Im darauf folgenden Plenum, teilt Janina Aeberhard von der Europäischen Bewegung Schweiz und Teilnehmerin des Webinars ein Beispiel, wie sie mithilfe von gezielten Community-Mailings erfolgreich eine Crowdfunding-Aktion durchgeführt hat. Diese wurde in Zusammenarbeit mit Sibylle Grosjean entwickelt. Für eine Studie sollte Geld gesammelt werden.

Janina Aeberhard von der Europäischen Bewegung Schweiz

«Wir begannen mit einem Start-Mailing, in dem das Projekt vorgestellt wurde», erzählt Janina Aeberhard, «Dadurch konnte bereits ein erheblicher Teil der Summe eingenommen werden. Es folgte eine «Zwischenstands-Mail», in der wir erläuterten, wieviel schon zusammengekommen war und bis wann der Rest noch erreicht werden müsse». Kurz vor Ende verschickte die Europäische Bewegung Schweiz noch eine dritte Mail, um die Spender:innen zur Unterstützung beim Schlussspurt aufzurufen. Innerhalb von fünf Wochen war die gesamte Summe erreicht. Janina Aeberhard formulierte nach Ende der Kampagne eine Dankes-Mail an die Spender:innen, «und sogar dann kamen noch Spenden rein».

Es sei klar, dass solche Crowdfunding-Aktionen nicht regelmässig gemacht werden können. Trotzdem wird die Europäische Bewegung Schweiz in Zukunft bestimmt wieder auf diese Art von Fundraising zurückkommen. Bemerkenswert fand Janina Aeberhard zudem, dass viele Spender:innen auf das “Goodie” verzichtet haben, das sie mit ihrer Spende hätten erwerben können.

Das Ganze solle aber keine Crowdfunding-Erfolgsgeschichte sein, sondern vor allem den Erfolg gezielter E-Mails aufzeigen, betont Sibylle Grosjean. «Wir haben die erste Mail nur an bestimmte Personen verschickt. Darunter waren Personen, die eine Petition unterzeichnet hatten oder Menschen, von denen wir wussten, dass sie sich für dieses Thema interessieren.» Nach dem Erfolg dieser Probe-Mail entschied sich die Europäische Bewegung Schweiz die «Auftakt-E-Mail» auch an Newsletter-Abonnent:innen zu senden. Sibylle Grosjean unterstreicht die Wichtigkeit dieser Justierung. Nur durch gezieltes Auswählen der Adressat:innen können negative Reaktionen minimiert werden. Im Fall der Europäischen Bewegung Schweiz hat dies gut funktioniert. 

Input Katja Jent: Bidirektionale Schnittstelle Mailchimp-Funtrade

Die Webinars von #funtradetogether sollen aber neben dem theoretischen Input auch einen Einblick in die Implemention dieser Ansätze in Funtrade™ geben. Dafür suchen wir Nutzer:innen von Funtrade™ , die bereit sind, im Rahmen dieses Austausches ihre Leranings zu teilen.

Für das erste Webinar hat sich Katja Jent von der Schweizerischen Energie-Stiftung als Referentin zur Verfügung gestellt. Die Fundraising-Verantwortliche mit langjähriger Erfahrung sowohl in der Mittelbeschaffung als auch mit Funtrade™ arbeitet bei der SES mit der Schnittstelle Funtrade™ -Mailchimp. Die bidirektionale Schnittstelle Mailchimp-Funtrade erlaubt nicht nur die automatische Synchronisation von Newsletter-An- und Abmeldungen sondern auch die Selektion von Zielgruppen, welche per E-Mail angeschrieben werden sollen, direkt in Funtrade. Der Ablauf ist sehr ähnlich wie bei der Selektion und Segmentierung von Gruppen für Postversände.

Damit E-Mail-Tools wie Mailchimp ihre Kernfunktionen am besten wahrnehmen können, ist es sinnvoll, nicht jedes Mal eine neue Audience anzulegen, sondern neben allfälligen Newsletter-Abos auch eine Community-Audience zu unterhalten. So ist sichergestellt, dass Öffnungsraten, Klickinformationen etc. in der Audience pro E-Mailkontakt immer zur Verfügung bleiben. Neue E-Mailadressen aus Funtrade werden bei der Synchronisation automatisch zur Community-Audience hinzugefügt und unsubscribes in Funtrade nachgeführt.

In ihrem Referat zeigt Katja Jent, wie diese Community-Audience in Funtrade erstellt und segmentiert wird. Folgend wird ihr Input in aufbereiteter Form dargestellt. 

  1. Schnittstelle einrichten
  2. Selektion von verfügbaren E-Mail-Kontakten in Funtrade nach bestimmten Kriterien 
  3. Segmentierung in gewünschte Untergruppen
  4. Festlegen von Tags für das Segment und die Untergruppen
  5. Synchronisation mit Mailchimp
  6. gruppierter E-Mail-Versand aufgrund der Tags
  7. Aktionsverbuchung nach erfolgtem Versand, so dass die History vollständig ist und Response/Spenden zugeordnet werden können
  8. Fragen aus dem Plenum und ihre Antworten

1. Schnittstelle einrichten

Als Voraussetzung für die Segmentierung von Audiences auf Funtrade™ muss die bidirektionale Schnittstelle Funtrade™ – Mailchimp eingerichtet werden. Diese ist in Funtrade™ bereits integriert und sie kann in Zusammenarbeit mit Arenae aktiviert werden. 

Durch die Verknüpfung von Funtrade™ und Mailchimp werden Menschen, die sich für den Newsletter anmelden automatisch in Funtrade™ als Kontakt erfasst. 

Nach dem sich Katja Jent mit ihrer E-Mail für den Newsletter angemeldet hat, erscheint ihr Kontakt in Funtrade™ unter «Personen» (1). Im Reiter «Publikationen» (2) steht bei Newsletter nun ein «ja» (3). Bei der Quelle (4) ist ersichtlich, dass es sich um einen importierten Kontakt von Mailchimp handelt.

Bidirektional ist die Schnittstelle deshalb, weil manuelle Änderungen in Funtrade™ auf Mailchimp übernommen werden. Ändere ich das «ja» an Stelle (3) manuell zu einem «nein», wird diese Person in Mailchimp unsubscribed. 

Die Schnittstelle stellt eine grosse Vereinfachung dar, weil Newsletter-Anmeldungen nicht mehr manuell in Funtrade™ erfasst werden müssen und weil Abmeldungen via unsubscribe-Link automatisch in Funtrade nachgeführt werden.

2. Selektion von verfügbaren E-Mail-Kontakten in Funtrade nach bestimmten Kriterien 

Um verschiedene Zielgruppen anschreiben zu können (bspw. für eine gezielte Kampagne), kann man die Community bereits in Funtrade segmentieren. 

Zum Erstellen eines Segmentes wird der Reiter «Segmentierung» (1) geöffnet. Mit Klick auf das grüne Plus-Zeichen (2) kann ein neues Segment erfasst werden. 
Wichtig ist es, hier unter «Zweck» «Mailchimp» anzuwählen.
Das Segment kann nun nach eigener Logik benannt werden.
Nun kann ein Basisfilter gesetzt werden. Dazu rechtsklicken in Feld (1) und «neu erfassen» anwählen. Der Basisfilter grenzt die Menge der Adressen ein, die überhaupt angeschrieben werden sollen.
Den Filter als erstes sinnvoll benennen (1). Der Filter sollte nur Personen ohne Personensperre (2) enthalten. (3) zeigt an, dass nur Kontakte mit E-Mail-Adressen angewählt werden. Sind diese gesperrt, sollten sie nicht gewählt werden (4). Unter (5) kann man «jede Person» anwählen, da das Mailing – anders als per Post – nicht pro Haushalt gebündelt werden muss.

3. Segmentierung in gewünschte Untergruppen

Nun beginnt die eigentliche Segmentierung.

Es wird ein neues Segment erfasst. Dieses wird nun dem Basisfilter untergeordnet (1). Unter (2) wird das Segment benannt. 
Dem neuen Segment/Untersegment (3) werden nun durch Rechtsklick in Feld (1) und Klick aufs grüne Plus Filterkategorien zugewiesen (2). Unter (Bedingung) finden sich die verschiedenen Merkmale, aus denen man im Drop-Down-Menü auswählen kann.
Mit der Segmentierung kann man beispielsweise nach Sprache sortieren. Untersegment (1) zeigt alle Adressen aus dem Basisfilter, die als Erstsprache Deutsch haben (2)
Hat man die Kategorien so gesetzt wie gewünscht, wird ein Segment «Rest» (1) zur Kontrolle erstellt.

4. Festlegen von Tags für das Segment und die Untergruppen

Nun muss allen Segmenten einen Tag zugewiesen werden, damit die Segmente in Mailchimp genutzt werden können. Diesem setzt man sinnvollerweise einen passenden Namen (1). Zudem muss man bei «Exportieren» «Ja» anwählen (2). 

Diese Tags werden später auf Mailchimp angezeigt. So kann man später bei einem Mailing die Tags anwählen, an die etwas verschickt werden soll. 

5. Synchronisation mit Mailchimp

Die gesetzten Segmente müssen nun wie üblich markiert werden, damit Funtrade™ die Adressen aufnimmt. Dies geschieht durch Rechtsklick in Feld (1) und dann «markieren» anwählen.
Nun «Markieren» (1) anwählen (falls es um eine Aktualisierung von bestehenden Segmenten geht «erneut markieren» wählen) und mit Klick auf «OK» bestätigen. Funtrade™ geht nun die Adressen durch und ordnet sie den Segmenten zu.
Um die Segmente nun mit Mailchimp zu synchronisieren, wählt man den Reiter «Datenaustausch» (1) und geht zu «Mailchimp» (2). Durch Rechtsklick in Feld (3) kann man einen neuen Eintrag erfassen (4).
Bei «Empfänger aus» (1) muss «Segmentierung» gewählt werden und mit OK (2) bestätigt werden.
Nun wählen wir die erstellte Segmentierung aus (1). Es ist nicht nötig einen Tag (2) zu setzen, da wir dies schon im Schritt davor gemacht haben.

Die Synchronisierung kann einige Minuten dauern. Danach ist die Segmentierung auf Mailchimp sichtbar und es kann nach den gesetzten Tags gefiltert werden. 

6. gruppierter E-Mail-Versand aufgrund der Tags

In Mailchimp kann man sich die Segmentierung ansehen, in dem man im Reiter «Audience» (1) die «Community» (2) auswählt und dann auf «view contacts» (3) klickt.
Nun erscheinen unter «Filter by Tags» (1) die auf funtrade™ gesetzten Tags.
Um die Segmente auf ein Mailing anzuwenden, den Reiter «Campaigns» (1) anwählen. Hier muss der Entwurf, der verschickt werden soll, angeklickt werden.
In dieser Ansicht nun auf «Edit Recipients» (1) klicken.
Nun kann unter «Segment or Tag» (1) der entsprechende Tag ausgewählt werden. Das Mailing ist bereit zum Versand.

7. Aktionsverbuchung nach erfolgtem Versand, so dass die History vollständig ist und Response/Spenden zugeordnet werden können

Nach dem Versand spielt Mailchimp Funtrade™ Daten über die Bounces (fehlgeschlagene Zustellversuche) zu. Funtrade™ erstellt danach bei allen Personen, bei denen die Mail tatsächlich angekommen ist, automatisch einen Kontakteintrag, der den Versand zeigt. 

Der grosse Vorteil dieser Verknüpfung ist, dass man so in Funtrade™ einsehen kann, bei wem die Mail ankommt und bei wem nicht. Ausserdem ist ersichtlich, wie viele Spenden in Zusammenhang mit diesem Versand eingegangen sind. Dies, indem man die Spende mit einem Spendenereignis (in diesem Fall den Mailchimp-Versand) verknüpft. Wichtig ist, die Ereignisverknüpfung erst nach dem Versand zu machen. So ist einfach zu verfolgen, welche kommunikatorischen Massnahmen gewinnbringend sind, und welche nicht. 

Unter (1) kann die Community E-Mail mit einer Kampagne verknüpft werden.
Unter dem Reiter Personen (1) wird bei Ereignisse (2) die Community E-Mail als Initialkontakt erfasst. Mit diesem kann man dann bspw. ein Spendenereignis verknüpfen.

8. Fragen aus dem Plenum und ihre Antworten

Eine Teilnehmerin möchte von Katja Jent wissen, wie die Synchronisierung der Bounces über die Schnittstelle läuft.


Das Bounce-Management ist über die Schnittstelle auch auf Funtrade™ hinterlegt. Somit können Adressen bei Bounces beispielsweise direkt gesperrt werden. Durch einen Rechtsklick ins Feld (1) können die Einstellungen des Bounce-Managements verändert werden. Auch Subscriptions und Unsubscriptions laufen direkt über diese Schnittstelle. 

Katja Jent betont die Vorteile dieser Segmentierung auch in Bezug auf die Kosteneffizienz. Denn die Community enthält nur Adressen, die aktiv segmentiert wurden (anders als der Newsletter, wo Neuanmeldungen direkt übernommen werden). So werden E-Mail-Adressen, die nie angeschrieben werden, nicht in Mailchimp übernommen. In der Audience sind demnach nur Adressen, mit denen wirklich gearbeitet wird. Und je weniger E-Mail-Adressen in der Audience, desto billiger ist Mailchimp. 

Sibylle Grosjean erklärt weiter, dass das Erstellen einer Community auch Vorteile für die Rückverfolgung hat. Denn die History eines Kontaktes wird über die Schnittstelle erfasst. So kann man beispielsweise sehen, ob die letzte E-Mail geöffnet wurde oder nicht. 

Ein Teilnehmer äussert die Sorge, dass Funtrade™ durch verschiedene E-Mail-Adressen der gleichen Person eventuell Dubletten erstellt. Dem sei nicht umbedingt so, stellt Katja Jent klar. Funtrade erstellt durchaus einen neuen Kontakt, wenn eine neue E-Mailadresse über die Schnittstelle reinkommt und nur Vorname und Nachname mitgeliefert wird. Dann müssen Dubletten bereinigt werden. Ist die E-Mailadresse jedoch schon bekannt, passiert das nicht. So kann beispielsweise der Newsletter an die Geschäftsmail, das Community-Mailing aber an eine private Adresse gehen.

Anders als Mailchimp, das mit Mailadressen arbeitet, geht Funtrade™ von der Person aus. Das hat den Vorteil, dass man mithilfe der Segmentierung gezielt definieren kann, welche E-Mail-Adresse einer Person verwendet werden soll, betont Sibylle Grosjean an dieser Stelle. 

Webinar 2: Online-Spenden

Das nächste Webinar von #funtradetogether findet am 22. September 2022 statt. Es wird das Thema Online-Spenden behandeln und so den Themenblock „Online-Fundraising mit Funtrade», der mit dem ersten Webinar gestartet wurde, abrunden.

Anders als auf dem Bild muss für die #funtradetogether Webinars nichts bezahlt werden 😉

Zu den Webinars

Mit der Webinar-Reihe #funtradetogether will Arenae einen Beitrag dazu leisten, dass die Nutzer:innen von Funtrade über mehr verfügen, als eine funktionsfähige Fundraising-Datenbank. In vierteljährlichen Abständen erörtert Arenae gemeinsam mit Spezialist*innen wichtige Fundraising-Themen und zeigt wie funtrade eingesetzt wird, um die gesteckten Ziele in der Mittelbeschaffung zu erreichen.

Die Webinars gliedern sich in drei Teile: Zu Beginn gibt es jeweils ein Input-Referat zum gesetzten Thema von Sibylle Grosjean. Sie ist Fundraising-Beraterin bei grsbox und bringt reichhaltige Erfahrungen aus unzähligen Cases mit. Im zweiten Teil zeigen ausgewählte Nutzer:innen von funtrade am eigenen Beispiel, wie sie das Webinar-Thema auf funtrade implementieren. Das eröffnet schliesslich den Raum für den dritten Teil, wo sich die anwesenden Nutzer:innen austauschen können und Fragen stellen können.

Die Online-Teilnahme ist gratis und steht auch Nicht-Kund:innen offen.

Sie sind Nutzer:in von Funtrade und haben einen Case, den Sie an einem Webinar präsentieren würden? Kontaktieren Sie uns!

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Silvio ist jederzeit gerne für dich erreichbar!
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