Postalische Kampagnen bilden nach wie vor den Kanal, über den Spendenorganisationen die meisten Mittel zufliessen. Deshalb ist eine hohe Adressqualität ein entscheidender Erfolgsfaktor im Fundraising. Eine hohe Adressqualität führt zu einer ebenso hohen Zustellbarkeit durch die Post, was sich positiv auf die Response in Form von Spenden auswirkt.
In unserem dritten Webinar im Rahmen von #funtradetogether haben wir euch direkt selber einige Wege gezeigt, wie ihr die Qualität eurer Adressen mit funtrade™ verbessern könnt. Unter dem Titel «Adressqualität verbessern – Funktionen und Tipps» hielt ausserdem Marco Goetschi von der Schweizerischen Post ein kurzes Input-Referat über die erfolgreiche Adresspflege. Das Webinar fand am 24. November 2022 statt und ist nachfolgend als Bericht aufbereitet.
Input-Referat Marco Goetschi: Adressen erfolgreich aktualisieren und pflegen
Marco Goetschi arbeitet seit drei Jahren als Product Manager Adressdienstleistungen im Kompetenzcenter Adressen der Schweizerischen Post. Nachstehend findest du die Slides von Marco Goetschis Präsentation.
Input Arenae Consulting AG: Funktionen und Tipps zur Verbesserung der Adressqualität in funtrade™
Silvio Gardoni und Ivo Kluvanec zeigen nun, wie die Adressqualität mithilfe von funtrade™ verbessert werden kann.
Eine Möglichkeit ist die Adresspflege in Zusammenarbeit mit der Schweizerischen Post. Silvio Gardoni und Ivo Kluvanec zeigen, wie via funtrade™ die «Adresspflege Online» genutzt werden kann, die Marco Goetschi in seinem Referat vorgestellt hat. Auch die anderen Adresspflegedienstleistungen sind auf funtrade™ eingebettet, finden aus Zeitgründen jedoch keinen Platz in diesem Webinar. Kontaktiere uns gerne, wenn du Fragen zu den anderen Dienstleistungen hast.
Adressaktualisierung VOR dem Versand
Damit die Adressaktualisierung vorgenommen werden kann, muss in funtrade™ das Modul «Adressaktualisierung» lizenziert sein (1).
Nun wird eine Exportdatei erstellt (2) mit den Adressen, die für ein Mailing angeschrieben werden sollen (Adressliste). Diese Datei wird an die Schweizerische Post geführt (3), welche die Adressen im Rahmen der «Adresspflege Online» abgleicht (4). Die aus dem Abgleich entstandene Datei (5) wird nun wiederum in funtrade™ importiert und mit dem Adresstamm in funtrade™ abgeglichen. Die Stammdaten in funtrade™ werden aktualisiert (6).
In der folgenden Bildergalerie wird dieser Prozess exemplarisch in funtrade™ vorgeführt.
Nun wechseln wir Arbeitsfläche und loggen uns bei der Post mit unserem Kundenkonto ein.
Nun wird die Ausgabedatei der Post in funtrade™ zurückgeführt.
Adressaktualisierung NACH einem Versand
Der oben aufgeführte Prozess der Adressaktualisierung wird sinnvollerweise vor einem Versand durchgeführt. Nun zeigen Silvio Gardoni und Ivo Kluvanec wie die Adressen auch nach einem Versand gepflegt werden können.
Vor einem Mailing wird eine Adressliste erstellt, mit den Adressen, die angeschrieben werden sollen. Diese werden nun mit einer eindeutigen Referenz/ID versehen (1). Die Adressliste wird inklusive Exportfeld «Referenz/ID» exportiert (2) und für die Aufbereitung des Mailings (3) (inhouse oder bei einer Druckerei) verwendet. Nun versendet die Post das Mailing und bearbeitet auch die Retouren. Sie erstellt eine Datei mit allen Informationen (4). Dieses kann nun wiederum in funtrade™ importiert werden. Dort werden die Adressen aus dem Postretourenfile über die Referenz/ID dann mit den Stammdaten abgeglichen und die Stammdaten aktualisiert (5).
Allgemeine Features in funtrade™ zur Verbesserung der Adressqualität
Silvio Gardoni fasst das bereits Gesehene nochmals zusammen. Auf der rechten Seite (1) sehen wir Möglichkeiten der Adresspflege vor dem Versand. An dieser Stelle erwähnt Silvio Gardoni, dass auch der Import von Fremdadressen von Broker und deren Abgleich ein Feature von funtrade™ ist, auf welches in diesem Webinar jedoch nicht weiter eingegangen wird. In der Mitte steht das eigentliche Mailing, von dem ausgehend die eben aufgezeigte Postretouren/Refusé-Bearbeitung (2) ausgeht. Nun bietet funtrade™ aber auch neben diesen Versand-bezogenen Optionen weitere Features, die bei der Adresspflege unterstützen. Diese findet man bei der Adresserfassung (3) oder beim Doublettenabgleich (4).
Adresserfassung
Auf dieser Folie sehen wir die verschiedenen Features, die bei einer manuellen oder automatischen Erfassung einer Adresse in funtrade™ unterstützen.
Ivo Kluvanec zeigt diese Features nun an folgendem Beispiel: Nach einem Telefonat mit Frau Maria Müller soll ihre Adresse erfasst werden. Sie meinte, sie wohne am Kirchweg 22 in Zürich.
Dublettenabgleich
Ein Problem, welches sich bei grossen Adressdatenbanken immer stellt, sind Dubletten. Auch hier bietet funtrade™ einige Hilfestellungen. Es kann einerseits nach möglichen Dubletten gesucht werden. Bei einer hohen Treffergenauigkeit werden diese automatisiert Bearbeitet. Wählt man eine tiefe Treffergenauigkeit wird eine manuelle Bearbeitung erforderlich. Nach dem selben Prinzip funktioniert auch die Suche nach möglichen Haushalten. Die auf dem Bild ersichtliche Reihenfolge ergibt hierbei die höchste Erfolgsquote.
Das nächste Webinar von #funtradetogether
Das nächste Webinar von #funtradetogether findet am 9. März 2023 statt und ist dem Thema Automatisierung/Verdankungen gewidmet. Wir freuen uns über Ideen und Vorschläge aus der funtrade™-Community. Wir suchen ausserdem Nutzer:innen von funtrade™, die bereit sind, im Rahmen eines Webinars ihre Learnings zu teilen. Let’s funtrade™ together!
Zu den Webinars
Mit der Webinar-Reihe #funtradetogether will Arenae einen Beitrag dazu leisten, dass die Nutzer:innen von funtrade™ über mehr verfügen, als eine funktionsfähige Fundraising-Datenbank. In vierteljährlichen Abständen erörtert Arenae gemeinsam mit Spezialist*innen wichtige Fundraising-Themen und zeigt wie funtrade™ eingesetzt wird, um die gesteckten Ziele in der Mittelbeschaffung zu erreichen.
Die Webinars gliedern sich in drei Teile: Zu Beginn gibt es jeweils ein Input-Referat zum gesetzten Thema von Sibylle Grosjean oder eine:r anderen Expert:in zum jeweiligen Thema. Im zweiten Teil zeigen Nutzer:innen von funtrade™ am eigenen Beispiel, wie sie das Webinar-Thema auf funtrade™ implementieren. Das eröffnet schliesslich den Raum für den dritten Teil, wo sich die anwesenden Nutzer:innen austauschen können und Fragen stellen können.
Die Online-Teilnahme ist gratis und steht auch Nicht-Kund:innen offen.
Du nutzt funtrade™ und hast einen Case, den du an einem Webinar präsentieren würdest?
Kontaktiere uns!
