Postalische Kampagnen bilden nach wie vor den Kanal, über den Spendenorganisationen die meisten Mittel zufliessen. Deshalb ist eine hohe Adressqualität ein entscheidender Erfolgsfaktor im Fundraising. Eine hohe Adressqualität führt zu einer ebenso hohen Zustellbarkeit durch die Post, was sich positiv auf die Response in Form von Spenden auswirkt.

In unserem dritten Webinar im Rahmen von #funtradetogether haben wir euch direkt selber einige Wege gezeigt, wie ihr die Qualität eurer Adressen mit funtrade™ verbessern könnt. Unter dem Titel «Adressqualität verbessern – Funktionen und Tipps» hielt ausserdem Marco Goetschi von der Schweizerischen Post ein kurzes Input-Referat über die erfolgreiche Adresspflege. Das Webinar fand am 24. November 2022 statt und ist nachfolgend als Bericht aufbereitet.

Adressqualität verbessern – Autor:in: Fanny Keller, Arenae Consulting AG / Bildquellen: unsplash.com

Input-Referat Marco Goetschi: Adressen erfolgreich aktualisieren und pflegen

Marco Goetschi arbeitet seit drei Jahren als Product Manager Adressdienstleistungen im Kompetenzcenter Adressen der Schweizerischen Post. Nachstehend findest du die Slides von Marco Goetschis Präsentation.

Die Post kann nicht nur Briefe und Pakete – sie kann auch Adressen! Die Schweizerische Post hat die aktuellste Adress- und grösste Umzugsdatenbank. Es existieren verschiedene Dienstleistungen rund um diese Datenbanken. In diesem Referat stellt Marco Goetschi die Dienstleistung «Adresspflege» vor.
Übersicht über das Dienstleistungsportfolio der Schweizerischen Post rund um Adressen.
Alle diese Veränderungen haben einen grossen Einfluss auf einen Adressstamm.
Die Adressdaten kommen entweder von den Zustellern, die Änderungen wahrnehmen und eine Informationsaktualisierung auslösen können. Im andern Fall melden Personen ihren Umzug selber an (rechte Spalte). An dieser Stelle weist Marco Goetschi noch darauf hin, dass die Post von Gesetzes wegen nicht mit Adressen handeln darf. Bei allen Dienstleistungen werden also lediglich die Adressen die der:die Kund:in einbringt mit denjenigen der Post abgeglichen.
Auch wenn die Adressen vor einem Versand geprüft werden, entstehen aufgrund der vielen Adressbewegungen in der Schweiz bei jedem grösseren Versand Retouren. Diese werden dann nach dem Versand bearbeitet. Die Retouren können gesteuert werden. Heisst: Man kann aus den vier oben genannten Optionen auswählen. «Physisch an Absender» ist hierbei die Standard-Variante. Marco Goetschi empfiehlt für eine gezielte Adresspflege auf jeden Fall, sich die Informationen über die Retouren zustellen zu lassen – sei das physisch oder im Retourenfile.

Input Arenae Consulting AG: Funktionen und Tipps zur Verbesserung der Adressqualität in funtrade™

Silvio Gardoni und Ivo Kluvanec zeigen nun, wie die Adressqualität mithilfe von funtrade™ verbessert werden kann.

Eine Möglichkeit ist die Adresspflege in Zusammenarbeit mit der Schweizerischen Post. Silvio Gardoni und Ivo Kluvanec zeigen, wie via funtrade™ die «Adresspflege Online» genutzt werden kann, die Marco Goetschi in seinem Referat vorgestellt hat. Auch die anderen Adresspflegedienstleistungen sind auf funtrade™ eingebettet, finden aus Zeitgründen jedoch keinen Platz in diesem Webinar. Kontaktiere uns gerne, wenn du Fragen zu den anderen Dienstleistungen hast.

Adressaktualisierung VOR dem Versand

Damit die Adressaktualisierung vorgenommen werden kann, muss in funtrade™ das Modul «Adressaktualisierung» lizenziert sein (1).

Nun wird eine Exportdatei erstellt (2) mit den Adressen, die für ein Mailing angeschrieben werden sollen (Adressliste). Diese Datei wird an die Schweizerische Post geführt (3), welche die Adressen im Rahmen der «Adresspflege Online» abgleicht (4). Die aus dem Abgleich entstandene Datei (5) wird nun wiederum in funtrade™ importiert und mit dem Adresstamm in funtrade™ abgeglichen. Die Stammdaten in funtrade™ werden aktualisiert (6).

In der folgenden Bildergalerie wird dieser Prozess exemplarisch in funtrade™ vorgeführt.

Um die Exportdatei für den Online-Abgleich zu erstellen navigieren wir im Modul «Personen» (1) zu «Datenpflege» (2) > «Adressaktualisierung (3)». Mit einem Klick auf das grüne Plus-Zeichen (4) können wir einen neuen Job erstellen. Nun wählen wir die «Adresspflege Online» (5) aus.
Unter der Position Filter haben wir die Möglichkeit nur gewisse Adressen auszuwählen. Sollen alle Adressen abgeglichen werden, wählt man hier den Filter «Adressabgleich» (1).
Um den Job auszulösen muss man nun rechtsklicken und im darauf erscheinenden Menü die «Adressaktualisierung starten» (1).
Ausgeführte Jobs und die dazugehörigen Dateien finden wir im Modul «Systemverwaltung» (1) im Reiter «Jobs» (2).
Wenn wir bei «Programm» (1) nach *adressaktu* filtern, finden wir alle Dateien des eben beschriebenen Jobs. Die aktuelle können wir nun herunterladen und auf dem Computer lokal abspeichern.

Nun wechseln wir Arbeitsfläche und loggen uns bei der Post mit unserem Kundenkonto ein.

Auf diesem Bild sehen wir das Dashboard des Post-Kundenkontos. Für unser Anliegen klicken wir nun auf «Adresspflege Online» (1)
Durch akzeptieren der AGB’s (1) öffnet sich die Drag-and-Drop Option für die Adressdatei (2). Wir ziehen das eben in funtrade™ erstellte File hierhin und automatisch beginnt der Adressabgleich im Hintergrund.
Wenn wir (per Mail) benachrichtigt wurden, dass der Abgleich beendet ist, erscheint dieser zuoberst auf der Seite. Wir klicken auf «zur Offerte» (1) um mehr zu erfahren.
Nun sehen wir eine Übersicht über den Abgleich. Mit Klick auf (1) gelangen wir zu einer detaillierteren Ansicht. Wenn mich die dargestellten Änderungen interessieren, so kann ich den Abgleich bezahlen und anschliessend unter «Adressanalyse herunterladen» (2) auf meinem Gerät abspeichern.

Nun wird die Ausgabedatei der Post in funtrade™ zurückgeführt.

Nun geht man wieder im Modul «Personen» (1) zum Reiter «Datenpflege» (2) > «Adressaktualisierung» (3). Mit einem Rechtsklick öffnet man das Menü, hier wird jetzt «Adressresultat importieren (4) ausgewählt.
In dem sich öffnenden Feld kann man die eben heruntergeladene Datei einfügen und durch ein Klick auf OK den Job ausführen. funtrade™ aktualisiert nun automatisch den Adressstamm.
Nach dem gleichen Prinzip funktioniert übrigens die «Adresspflege über Webservice». Im Unterschied zur «Adresspflege Online» werden hier alle Zwischenschritte automatisch im Hintergrund durchgeführt.

Adressaktualisierung NACH einem Versand

Der oben aufgeführte Prozess der Adressaktualisierung wird sinnvollerweise vor einem Versand durchgeführt. Nun zeigen Silvio Gardoni und Ivo Kluvanec wie die Adressen auch nach einem Versand gepflegt werden können.

Vor einem Mailing wird eine Adressliste erstellt, mit den Adressen, die angeschrieben werden sollen. Diese werden nun mit einer eindeutigen Referenz/ID versehen (1). Die Adressliste wird inklusive Exportfeld «Referenz/ID» exportiert (2) und für die Aufbereitung des Mailings (3) (inhouse oder bei einer Druckerei) verwendet. Nun versendet die Post das Mailing und bearbeitet auch die Retouren. Sie erstellt eine Datei mit allen Informationen (4). Dieses kann nun wiederum in funtrade™ importiert werden. Dort werden die Adressen aus dem Postretourenfile über die Referenz/ID dann mit den Stammdaten abgeglichen und die Stammdaten aktualisiert (5).

Für die Adressaktualisierung über die Datamatrix gehen wir im Modul «Personen» (1) in den Reiter «Verarbeitungsabläufe» (2) > «Refusé-Bearbeitung» (3) . Hier können wir einerseits die Datamatrix einfügen aber auch ein Scan der Retouren, den wir von der Post erhalten haben. Dieser wird von der Post als PDF-Datei bereitgestellt.
Durch einen Klick auf das grüne Plus (1) können wir den neuen Job definieren. Unter «Job-ID/Format» (2) wählen wir «Datamatrix Post» (3). Nun müssen wir eine Refusé-Datei (4) von unserem Computer hochladen. Als letzter Schritt wird uns die Option gegeben eine Bilddatei (5) beizufügen. Da wir bereits die Matrix haben, ist dies nicht nötig. Mit einem Klick auf den Haken (6) wird der Job erstellt.
Nun muss der Job ausgeführt werden. Durch einen Rechtsklick öffnet sich das Menü. Hier wählen wir «Daten einlesen» (1) und bestätigen den Job im Pop-up-Fenster mit «OK». Der Job wird nun im Hintergrund durchgeführt.
Unten links werden nun alle Adressen, die aus der Datamatrix importiert wurden, angezeigt. Wenn man eine Adresse anklickt erscheint rechts davon eine Detailansicht. Unter (1) ist der Grund für das Refusé angegeben.
Ist man einverstanden mit den Änderungen kann man mit einem Rechtsklick erneut das Menü öffnen. Nun wählt man verarbeiten (1). Bei den betroffenen Adressstämmen wird nun das entsprechende Refusé-Ereignis erstellt. Wichtig: Bei der Post sprechen wir von «Retouren», in funtrade™ werden diese «Refusés» genannt.

Allgemeine Features in funtrade™ zur Verbesserung der Adressqualität

Silvio Gardoni fasst das bereits Gesehene nochmals zusammen. Auf der rechten Seite (1) sehen wir Möglichkeiten der Adresspflege vor dem Versand. An dieser Stelle erwähnt Silvio Gardoni, dass auch der Import von Fremdadressen von Broker und deren Abgleich ein Feature von funtrade™ ist, auf welches in diesem Webinar jedoch nicht weiter eingegangen wird. In der Mitte steht das eigentliche Mailing, von dem ausgehend die eben aufgezeigte Postretouren/Refusé-Bearbeitung (2) ausgeht. Nun bietet funtrade™ aber auch neben diesen Versand-bezogenen Optionen weitere Features, die bei der Adresspflege unterstützen. Diese findet man bei der Adresserfassung (3) oder beim Doublettenabgleich (4).

Adresserfassung

Auf dieser Folie sehen wir die verschiedenen Features, die bei einer manuellen oder automatischen Erfassung einer Adresse in funtrade™ unterstützen.

Ivo Kluvanec zeigt diese Features nun an folgendem Beispiel: Nach einem Telefonat mit Frau Maria Müller soll ihre Adresse erfasst werden. Sie meinte, sie wohne am Kirchweg 22 in Zürich.

Wir erfassen also Namen, Strasse, Hausnummer und Ort.
Nun zeigt mir funtrade™ an, dass in Zürich kein Kirchweg existiert und bietet mir naheliegende Alternativen zur Auswahl.
Da ich sicher bin, dass Frau Müller von einem «Weg» gesprochen hat, reduziere ich den Strassennamen auf den Wortstamm und klicke erneut auf «OK».
Nun erscheinen mehr Vorschläge und ich finde einen KirchENweg in Zürich. Diesen wähle ich aus.
Nach Speichern der Adresse hat funtrade im Hintergrund das Geschlecht der Person erfasst (dieses kann auch manuell bearbeitet werden).
Dublettenabgleich

Ein Problem, welches sich bei grossen Adressdatenbanken immer stellt, sind Dubletten. Auch hier bietet funtrade™ einige Hilfestellungen. Es kann einerseits nach möglichen Dubletten gesucht werden. Bei einer hohen Treffergenauigkeit werden diese automatisiert Bearbeitet. Wählt man eine tiefe Treffergenauigkeit wird eine manuelle Bearbeitung erforderlich. Nach dem selben Prinzip funktioniert auch die Suche nach möglichen Haushalten. Die auf dem Bild ersichtliche Reihenfolge ergibt hierbei die höchste Erfolgsquote.

Die Dubletten- und Haushaltebearbeitung findet man im Modul «Personen» (1) unter «Datenpflege» (2) > «Dubletten, Haushalte» (3). Hier sehen wir die drei Optionen «Suche» (4), «Manuelle Bearbeitung» (5) und «Markierte zusammenführen» (6). Wir starten mit (4).
Im Popup-Fenster können wir die genaue Aktion definieren. Diese sollten nach der oben beschriebenen Reihenfolge ausgeführt werden.
Des Weiteren bietet sich die Möglichkeit zu filtern (1) und nur einen bestimmten Adressstamm zu prüfen. Wenn wir bei Treffergenauigkeit «tief» wählen (2), werden alle Dubletten angezeigt ab der tiefsten Treffergenauigkeit (also bspw. auch sehr hohe). Wir wählen die manuelle Bearbeitung und «Suchresultate überschreiben» (3). Dies bedeutet nicht, dass die Dubletten bereits überschrieben werden, sondern dass in der Bearbeitungsansicht nur die Adressen aus diesem Job angezeigt werden. Wir bestätigen (4).
Nun wechseln wir zum Reiter «Manuelle Bearbeitung» (1). Hier werden alle gefundenen Dubletten für die manuelle Bearbeitung angezeigt. Unten links ist der Direktvergleich von «Person A» und «Person B». Abweichungen sind rot markiert. Auf dem Bild ist zu sehen, dass in diesem Fall nur die Hausnummer nicht übereinstimmt. Hier kann man das Telefonbuch (2) zu Rate ziehen um die richtige Hausnummer zu ermitteln. Es ist die 5. Somit ist «Person A» eine Dublette von «Person B».
Durch einen Rechtsklick auf die jeweilige Adresse gelangt man zum Menü. Hier wählt man «Dublette markieren, Haushalt verbinden».
In diesem Fenster muss nun angegeben werden, welche Beziehung «Person A» und «Person B» zueinander haben. Sie werden anschliessend mit diesem Label markiert.
Auf diesem Bild sieht man die Übersicht über mögliche Haushalte nach der Ausführung eines Jobs analog zum Job bezüglich Dubletten zu Beginn dieser Slideshow. Beim gezeigten Beispiel kann davon ausgegangen werden, dass es sich um ein Haushalt handelt. Entsprechend wird dieser markiert.

Das nächste Webinar von #funtradetogether

Das nächste Webinar von #funtradetogether findet am 9. März 2023 statt und ist dem Thema Automatisierung/Verdankungen gewidmet. Wir freuen uns über Ideen und Vorschläge aus der funtrade™-Community. Wir suchen ausserdem Nutzer:innen von funtrade™, die bereit sind, im Rahmen eines Webinars ihre Learnings zu teilen. Let’s funtrade™ together!

Anders als auf dem Bild muss für die #funtradetogether Webinars nichts bezahlt werden 😉

Zu den Webinars

Mit der Webinar-Reihe #funtradetogether will Arenae einen Beitrag dazu leisten, dass die Nutzer:innen von funtrade™ über mehr verfügen, als eine funktionsfähige Fundraising-Datenbank. In vierteljährlichen Abständen erörtert Arenae gemeinsam mit Spezialist*innen wichtige Fundraising-Themen und zeigt wie funtrade™ eingesetzt wird, um die gesteckten Ziele in der Mittelbeschaffung zu erreichen.

Die Webinars gliedern sich in drei Teile: Zu Beginn gibt es jeweils ein Input-Referat zum gesetzten Thema von Sibylle Grosjean oder eine:r anderen Expert:in zum jeweiligen Thema. Im zweiten Teil zeigen Nutzer:innen von funtrade™ am eigenen Beispiel, wie sie das Webinar-Thema auf funtrade™ implementieren. Das eröffnet schliesslich den Raum für den dritten Teil, wo sich die anwesenden Nutzer:innen austauschen können und Fragen stellen können.

Die Online-Teilnahme ist gratis und steht auch Nicht-Kund:innen offen.

Du nutzt funtrade™ und hast einen Case, den du an einem Webinar präsentieren würdest?
Kontaktiere uns!

Hast du noch Fragen?

Silvio ist jederzeit gerne für dich erreichbar!
+41 44 247 70 00 | info@arenae.ch

Profil Silvio Gardoni