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Wer sich mit seinem professionellen Fundraising auf Stiftungen ausrichtet, braucht ein Instrument, um diesen Austausch gut zu dokumentieren. Termine für Gesuche, Notizen aus Telefongesprächen, die Kontaktdaten der Ansprechpersonen oder schriftliche Korrespondenzen müssen dazu nicht nur zentral erfasst, sondern auch jederzeit auffindbar sein. Eine gute Dokumentierung ist entscheidend für den Erfolg der Fundraising-Aktivitäten.
Silviana Long ist bei Solidar Suisse verantwortlich für Stiftungspartnerschaften und nutzt dazu funtrade™: «Das Datenbanksystem zeigt mir gleich auf der Startseite an, welche Aufgaben anstehen. Wenn ich im System konsequent notiere, welche Aufgaben wann anfallen, übernimmt funtrade für mich eine wichtige Erinnerungsfunktion als spezifische Agenda.» Nebst den terminierten Aufgaben sind sämtliche für den Fundraising-Prozess relevanten Angaben systematisch abgelegt. Sie sind aus mehreren Perspektiven – Kontakt, Projekt, Verwendungszweck etc. – abrufbar.
Kontakte sind in funtrade™ so dargestellt, dass die Kontaktseite gleich eine erste Übersicht bietet, mit Informationen etwa zum Umsatz der letzten Jahre oder zu offenen Anfragen. Dieser Bereich ist frei konfigurierbar. So bestimmen die Nutzerinnen und Nutzer, welche Informationen auf ihrer Ansicht erscheinen. Silviana Long recherchiert oft innerhalb der Datenbank: «Gut ist, dass ich dabei auf sämtliche Information zugreifen kann, die meine Kolleginnen und Kollegen im System abgelegt haben. So finde ich leichter die richtigen Kontaktpersonen und plane fundiert den passenden Zeitpunkt für eine Anfrage.»
Oft sind es viele kleine Schritte, die zum Fundraising-Erfolg führen. Silviana Long legt deshalb Wert darauf, dass diese Schritte sauber dokumentiert und nachvollziehbar sind: «In unserer Arbeit im Institutional Fundraising geht es um mehr als den Kontakt mit einer Person oder einer Stiftung. Wir bewegen uns oft in einem Beziehungsnetz. Um da den Überblick zu behalten, bin ich dankbar um verlässliche Lösungen für die Ablage und Suche der relevanten Informationen.» Dazu bietet funtrade™ auch die Möglichkeit, die Beziehungen eines Kontakts oder einer Organisation zu weiteren Kontakten und Organisationen abzubilden.
«Wir arbeiten oft projektbezogen. Dabei ist es wichtig, dass wir stets den aktuellen Stand der Projektfinanzierung kennen und somit einen aktuellen Überblick über die Erreichung unserer Finanzierungsziele haben», erklärt Silviana Long. Sie nutzt in funtrade™ deshalb regelmässig das entsprechende Modul, das ihr einen Überblick gibt über die angefragten, zugesagten und bereits bezahlten Projektbeiträge.
Silvio ist jederzeit gerne für dich erreichbar!
