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Am 6. Juli 2022 fand das erste Webinar im Rahmen von #funtradetogether statt. Neben dem Austausch der Nutzer:innen, beinhaltete die Veranstaltung zum Thema „E-Mail im Fundraising“ auch ein Input-Referat von Sibylle Grosjean von grsbox. Ein Beispiel aus der Praxis mit Funtrade™ zeigte anschliessend Katja Jent von der Schweizerischen Energie-Stiftung. Das nächste Webinar zum Thema „Online-Spenden“ wird am 22. September stattfinden.
Die Idee, Nutzer:innen der Fundraising-Datenbank Funtrade™ mehr zu bieten als nur eine funktionsfähige Software beschäftigt Arenae schon länger. Mit vierteljährlichen Webinars möchte Arenae nun Nutzer:innen von Funtrade™ und Interessierten die Möglichkeit geben, erweitertes Know-how zu Fundraising zu erwerben und zu lernen, wie dieses in funtrade implementiert werden kann.
Das erste Webinar im Rahmen der Reihe #funtradetogether findet an einem Mittwochmorgen statt. Den Anfang macht Sibylle Grosjean von grsbox mit einem Input-Referat. Als langjährige Fundraising-Beraterin, die bereits mit Organisationen wie Greenpeace oder Amnesty International zusammengearbeitet hat, bringt sie ein vielseitiges Know-how mit, welches sie im Rahmen von #funtradetogether mit den Teilnehmer:innen der Webinars teilen wird.
Im ersten Webinar erläutert Sibylle Grosjean das Thema ‹E-Mail im Fundraising›. Sie erklärt in ihrem umfassenden Referat die Unterschiede zwischen Fundraising auf dem Postweg oder per E-Mail und zeigt auf, wann welcher Kommunikationsweg sinnvoll ist. Dies illustriert Sibylle Grosjean anhand eindrücklicher Zahlen aus der Praxis. Ihr Referat ist nachstehend als Video verfügbar.
Im darauf folgenden Plenum, teilt Janina Aeberhard von der Europäischen Bewegung Schweiz und Teilnehmerin des Webinars ein Beispiel, wie sie mithilfe von gezielten Community-Mailings erfolgreich eine Crowdfunding-Aktion durchgeführt hat. Diese wurde in Zusammenarbeit mit Sibylle Grosjean entwickelt. Für eine Studie sollte Geld gesammelt werden.
«Wir begannen mit einem Start-Mailing, in dem das Projekt vorgestellt wurde», erzählt Janina Aeberhard, «Dadurch konnte bereits ein erheblicher Teil der Summe eingenommen werden. Es folgte eine «Zwischenstands-Mail», in der wir erläuterten, wieviel schon zusammengekommen war und bis wann der Rest noch erreicht werden müsse». Kurz vor Ende verschickte die Europäische Bewegung Schweiz noch eine dritte Mail, um die Spender:innen zur Unterstützung beim Schlussspurt aufzurufen. Innerhalb von fünf Wochen war die gesamte Summe erreicht. Janina Aeberhard formulierte nach Ende der Kampagne eine Dankes-Mail an die Spender:innen, «und sogar dann kamen noch Spenden rein».
Es sei klar, dass solche Crowdfunding-Aktionen nicht regelmässig gemacht werden können. Trotzdem wird die Europäische Bewegung Schweiz in Zukunft bestimmt wieder auf diese Art von Fundraising zurückkommen. Bemerkenswert fand Janina Aeberhard zudem, dass viele Spender:innen auf das “Goodie” verzichtet haben, das sie mit ihrer Spende hätten erwerben können.
Das Ganze solle aber keine Crowdfunding-Erfolgsgeschichte sein, sondern vor allem den Erfolg gezielter E-Mails aufzeigen, betont Sibylle Grosjean. «Wir haben die erste Mail nur an bestimmte Personen verschickt. Darunter waren Personen, die eine Petition unterzeichnet hatten oder Menschen, von denen wir wussten, dass sie sich für dieses Thema interessieren.» Nach dem Erfolg dieser Probe-Mail entschied sich die Europäische Bewegung Schweiz die «Auftakt-E-Mail» auch an Newsletter-Abonnent:innen zu senden. Sibylle Grosjean unterstreicht die Wichtigkeit dieser Justierung. Nur durch gezieltes Auswählen der Adressat:innen können negative Reaktionen minimiert werden. Im Fall der Europäischen Bewegung Schweiz hat dies gut funktioniert.
Die Webinars von #funtradetogether sollen aber neben dem theoretischen Input auch einen Einblick in die Implemention dieser Ansätze in Funtrade™ geben. Dafür suchen wir Nutzer:innen von Funtrade™ , die bereit sind, im Rahmen dieses Austausches ihre Leranings zu teilen.
Für das erste Webinar hat sich Katja Jent von der Schweizerischen Energie-Stiftung als Referentin zur Verfügung gestellt. Die Fundraising-Verantwortliche mit langjähriger Erfahrung sowohl in der Mittelbeschaffung als auch mit Funtrade™ arbeitet bei der SES mit der Schnittstelle Funtrade™ -Mailchimp. Die bidirektionale Schnittstelle Mailchimp-Funtrade™ erlaubt nicht nur die automatische Synchronisation von Newsletter-An- und Abmeldungen sondern auch die Selektion von Zielgruppen, welche per E-Mail angeschrieben werden sollen, direkt in Funtrade™. Der Ablauf ist sehr ähnlich wie bei der Selektion und Segmentierung von Gruppen für Postversände.
Damit E-Mail-Tools wie Mailchimp ihre Kernfunktionen am besten wahrnehmen können, ist es sinnvoll, nicht jedes Mal eine neue Audience anzulegen, sondern neben allfälligen Newsletter-Abos auch eine Community-Audience zu unterhalten. So ist sichergestellt, dass Öffnungsraten, Klickinformationen etc. in der Audience pro E-Mailkontakt immer zur Verfügung bleiben. Neue E-Mailadressen aus Funtrade™ werden bei der Synchronisation automatisch zur Community-Audience hinzugefügt und unsubscribes in Funtrade™ nachgeführt.
Wir zeigen, wie in funtrade™ Daten vorbereitetet werden, so dass diese über die Schnittstelle an Mailchimp übermittelt und dort für Kampagnen genutzt werden können. Ebenso zeigt das Tutorial, wie Vorgänge in Mailchimp, z. B. Subscribes und Unsubscribes oder Hardbounces automatisiert in funtrade™ abgebildet werden.
Eine Teilnehmerin möchte von Katja Jent wissen, wie die Synchronisierung der Bounces über die Schnittstelle läuft.
Das Bounce-Management ist über die Schnittstelle auch auf Funtrade™ hinterlegt. Somit können Adressen bei Bounces beispielsweise direkt gesperrt werden. Durch einen Rechtsklick ins Feld (1) können die Einstellungen des Bounce-Managements verändert werden. Auch Subscriptions und Unsubscriptions laufen direkt über diese Schnittstelle.
Katja Jent betont die Vorteile dieser Segmentierung auch in Bezug auf die Kosteneffizienz. Denn die Community enthält nur Adressen, die aktiv segmentiert wurden (anders als der Newsletter, wo Neuanmeldungen direkt übernommen werden). So werden E-Mail-Adressen, die nie angeschrieben werden, nicht in Mailchimp übernommen. In der Audience sind demnach nur Adressen, mit denen wirklich gearbeitet wird. Und je weniger E-Mail-Adressen in der Audience, desto billiger ist Mailchimp.
Sibylle Grosjean erklärt weiter, dass das Erstellen einer Community auch Vorteile für die Rückverfolgung hat. Denn die History eines Kontaktes wird über die Schnittstelle erfasst. So kann man beispielsweise sehen, ob die letzte E-Mail geöffnet wurde oder nicht.
Ein Teilnehmer äussert die Sorge, dass Funtrade™ durch verschiedene E-Mail-Adressen der gleichen Person eventuell Dubletten erstellt. Dem sei nicht umbedingt so, stellt Katja Jent klar. Funtrade™ erstellt durchaus einen neuen Kontakt, wenn eine neue E-Mailadresse über die Schnittstelle reinkommt und nur Vorname und Nachname mitgeliefert wird. Dann müssen Dubletten bereinigt werden. Ist die E-Mailadresse jedoch schon bekannt, passiert das nicht. So kann beispielsweise der Newsletter an die Geschäftsmail, das Community-Mailing aber an eine private Adresse gehen.
Anders als Mailchimp, das mit Mailadressen arbeitet, geht Funtrade™ von der Person aus. Das hat den Vorteil, dass man mithilfe der Segmentierung gezielt definieren kann, welche E-Mail-Adresse einer Person verwendet werden soll, betont Sibylle Grosjean an dieser Stelle.
Mit der Webinar-Reihe #funtradetogether will Arenae einen Beitrag dazu leisten, dass die Nutzer:innen von Funtrade™ über mehr verfügen, als eine funktionsfähige Fundraising-Datenbank. In vierteljährlichen Abständen erörtert Arenae gemeinsam mit Spezialist*innen wichtige Fundraising-Themen und zeigt wie funtrade eingesetzt wird, um die gesteckten Ziele in der Mittelbeschaffung zu erreichen.
Die Webinars gliedern sich in drei Teile: Zu Beginn gibt es jeweils ein Input-Referat zum gesetzten Thema von Sibylle Grosjean. Sie ist Fundraising-Beraterin bei grsbox und bringt reichhaltige Erfahrungen aus unzähligen Cases mit. Im zweiten Teil zeigen ausgewählte Nutzer:innen von funtrade am eigenen Beispiel, wie sie das Webinar-Thema auf funtrade implementieren. Das eröffnet schliesslich den Raum für den dritten Teil, wo sich die anwesenden Nutzer:innen austauschen können und Fragen stellen können.
Sie sind Nutzer:in von Funtrade und haben einen Case, den Sie an einem Webinar präsentieren würden?
Silvio ist jederzeit gerne für dich erreichbar!
